DOSTĘP DO ZASOBÓW ARCHWIALNYCH
Zakres, formę i sposób korzystania z dokumentów niearchiwalnych określa:
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506, z późn. zm.);
- Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011r. Nr 196 poz.1161);
- Zarządzeniu nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 z późn. zm.).
Udostępnianie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez :
-
umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
-
przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
-
przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
-
wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części;
Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego zawierającego :
-
imię, nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
-
nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadajacej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
-
wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą
-
określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów
Udostępnianie osobom fizycznym materiałów :
-
zawierających informacje publiczne o których mowa w art. 1 i art. 7 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.Nr 112, poz.1198 z późn.zm.) następuje na podstawie tej ustawy;
-
nie zawierających informacji publicznych, w szczególności akt osobowych, akt operacyjnych, akt kontrolnych postępowania przygotowawczego – następuje za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, któremu podporządkowane jest archiwum Policji.
Udostępnianie akt :
-
zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
-
zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
-
operacyjnych – następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno – rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych
Z akt wypożyczonych ze składnicy akt Policji :
- nie wyłącza się poszczególnych dokumentów;
-
nie wykonuje się kopii lub odpisów bez zgody osoby kierującej pracą archiwum lub składnicy akt Policji.
Ewidencja zasobu archiwalnego nie podlega wypożyczeniu.
* Klauzula informacyjna na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Powiatowy Policji w Limanowej ul. Żwirki i Wigury 7, 34-600 Limanowa, dane kontaktowe do inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod.kpp@limanowa.policja.gov.pl.
Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane
w celu realizacji wniosku na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz.U. z 2019r. poz. 553). Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane jedynie podmiotom uprawnionym do dostępu do danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu dla którego zostały zebrane oraz dla celów archiwizacyjnych przez okres nie dłuższy niż wskazany w odnośnych przepisach prawa krajowego. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym.
Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553 z późn. zm.)** ogranicza się stosowanie RODO:
- art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,
- 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.
Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.